Rechnungskauf – aber sicher

Background, Entscheidungshilfe und wertvolle Tipps

Rechnungskauf – aber sicher

Der Rechnungskauf ist die beliebteste Zahlart der Deutschen für ihre Einkäufe im e-Commerce. Das ist keine neue Erkenntnis, schließlich belegen dies diverse Studien bereits seit mehreren Jahren, aber trotzdem schrecken vor allem kleinere und mittelgroße Händler oft dennoch davor zurück, diese Zahlart in ihrem Shop einzuführen. Zu groß erscheint Ihnen das Zahlungsausfallsrisiko oder der Verwaltungsaufwand, dass sie lieber in Kauf nehmen einige Kunden an den Wettbewerb zu verlieren. Doch damit muss sich kein Online-Händler abfinden, denn es gibt mittlerweile ein wahres Potpourri an Lösungen, die für die verschiedensten Händleranforderungen geeignet sind. In diesem Beitrag werden wir Ihnen näherbringen, welche unterschiedlichen Lösungen es gibt, für wen sie geeignet sind, und worauf Sie achten müssen. 

Background

Beliebtheit von Zahlarten 2018

Auch 2018 hatte laut EHI Studie der Rechnungskauf wieder den größten Anteil aller Zahlarten am Umsatz der Top 1000 Online-Shops. 27,9 % des Umsatzes wurde über den Rechnungskauf abgewickelt. Damit positioniert sich diese Zahlart weiterhin deutlich vor PayPal mit 20,5 %, der Lastschrift mit 19,7%, und der Kreditkarte mit 10,7%.

Für wen ist der Rechnungskauf sinnvoll

Auch wenn der Rechnungskauf insgesamt gesehen die beliebteste Zahlart der Deutschen im eCommerce ist, so kommt ihr diese Bedeutung längst nicht für alle Branchen und Geschäftsmodelle zu. 

Während es für einen Online-Shop der Kleidung verkauft unabdingbar ist, den Rechnungskauf anzubieten, ist er für ein Gaming-Portal in dem die Kunden für 5 Euro neue Skills erwerben wollen keine Bedeutung. Klären Sie also zunächst die Relevanz des Rechnungskaufs für ihre Branche und ihr Geschäftsmodell. Dabei ist der Blick zu erfolgreichen Mitbewerbern schon einmal ein guter Indikator.

Oder Sie fragen einen Payment-Experten, der über entsprechende Erfahrungswerte verfügt. Grundsätzlich wird der Rechnungskauf von Kunden immer dann favorisiert, wenn sie Ware einkaufen, die sie vor der Bezahlung prüfen wollen.

Fotolia_57898522_Subscription_Monthly_M.jpg

Beliebt und sinnvoll bei Ware mit hoher Retourenquote

Bei Ware, die zu einem hohen Prozentsatz retourniert wird, zum Beispiel Kleidung, bietet der Rechnungskauf nicht nur für die Kunden, sondern auch für den Online-Händler Vorteile. Statt zu viel gezahltes Geld wieder zurückerstatten zu müssen, wird beim Rechnungskauf gleich der endgültige Rechnungsbetrag auf Ihr Bankkonto transferiert. Das erspart Geld-Rückbuchungen und damit zumeist auch Payment-Kosten, weil das Disagio nur für einen niedrigeren Betrag fällig wird, und weniger Transaktionen notwendig sind

woman-hand-desk-office.jpg

Varianten des Rechnungskaufs

Bei keiner Zahlart ist die Produktvielfalt so groß wie beim Rechnungskauf. Zunächst einmal unterscheidet man zwischen dem Rechnungskauf in Eigenregie, und dem Rechnungskauf über einen Dienstleister. Beim Rechnungskauf in Eigenregie sind Sie selbst dafür verantwortlich die Rechnung zu schreiben, den Geldeingang zu überwachen und zu verbuchen, das Mahnwesen zu übernehmen und offene Forderungen einzutreiben. Doch so dramatisch wie es sich im ersten Moment anhört ist es in der Praxis nicht zwingenderweise. Denn für viele dieser Aufgaben gibt es Anbieter, die Ihnen mit Tools und Services Aufgaben abnehmen, und Zahlungsausfälle vermeiden helfen. Zudem bietet der Rechnungskauf in Eigenregie auch Vorteile. Einer davon ist sehr gewichtig, nämlich, dass der Kontakt zu Ihren Kunden in Ihren Händen bleibt.

Entscheidet Sie sich für einen Dienstleister gibt es auch hier wieder unterschiedliche Modelle. Von der rein technischen Abwicklung des Rechnungskauf durch den Dienstleister bis zum Factoring, also dem Forderungsankauf reicht hier das Spektrum. Beim gesicherten Rechnungskauf versprechen die Anbieter einen Zahlungsausfallschutz. Sie als Shop-Betreiber erhalten also garantiert ihr Geld, und das ohne Verzögerung, und Sie brauchen sich um nichts zu kümmern. Aber auch, wenn sich die Vorteile sehr verlockend anhören, der gesicherte Rechnungskauf hat gegenüber dem Rechnungskauf in Eigenregie durchaus einige Nachteile. Und das ist neben den höheren Kosten vor allem die Tatsache, dass Sie den Kundenkontakt aus der Hand geben. Aber dazu später mehr.

Pro

Rechnungskauf in Eigenregie
  • Direkter Kundenkontakt
  • Einfluss auf Ablehnung des Kunden
  • Einfluss auf Kundenzufriedenheit
  • Geringere Kosten
Gesicherter Rechnungskauf
  • Geringerer Integrationsaufwand
  • Geringerer Administrationsaufwand
  • Keine Zahlungsausfälle
  • Schnellerer Geldfluss

Kontra

  • Hoher Integrationsaufwand
  • Hoher Administrationsaufwand
  • Zahlungsausfallrisiko
  • Längerer Zahlungslauf
  • Oft an einen Mindestumsatz gebunden
  • Kein Einfluss auf Kundenablehnung
  • Kein Einfluss auf Kundenzufriedenheit
  • Höhere Kosten

Rechnungskauf in Eigenregie

Bei Rechnungskauf in Eigenregie obliegt es grundsätzlich Ihnen als Shop-Betreiber, die Rechnung zu erzeugen und an den Kunden zu senden, den Zahlungseingang zu überwachen und zu verbuchen, sowie das Mahnwesen und die Forderungseintreibung zu betreiben. Um den administrativen Aufwand und das Zahlungsausfallrisiko niedrig zu halten gibt es aber einige Anbieter von Zahlungslösungen, die Sie exzellent unterstützen können. Der wichtigste Schritt dabei ist, die Anzahl der Zahlungsausfälle auf ein Minimum zu reduzieren. Das erspart Umsatzeinbußen, und reduziert gleichzeitig Kosten und administrativen Aufwand. Um dies zu erreichen sollten Sie Maßnahmen ergreifen:

1. Eine gute Adressqualität sicherstellen
2. Betrugspräventionstools einsetzen
3. Bonitätsprüfung einsetzen

Gute Adressqualität verhindert Kundenfrust

 

Eine gute Adressqualität bedeutet, dass die Schreibweise der Adresse korrekt sein muss. Fehler in der Schreibweise eines Straßennamens oder ein Zahlendreher bei der Postleitzahl können zum Beispiel dazu führen, dass eine Bonitätsprüfung ein negatives Ergebnis liefert, weil der Kunde unter der angegebenen Adresse in der Datenbank des Dienstleisters für die Bonitätsprüfung nicht gefunden werden kann. Auch bei der Zustellung der Ware kann es durch eine schlechte Adressqualität zu Problemen kommen. Eine Ablehnung des Kunden aufgrund negativen Ergebnisses bei der Bonitätsprüfung oder ein erfolgloser Zustellversuch erzeugen Frust beim Kunden und können zu einem Kaufabbruch bzw. einem Widerruf führen. Dies lässt sich jedoch leicht durch eine Adressprüfung im Eingabeformular verhindern. Im Idealfall wird die Adressprüfung mit einer automatischen Adressvervollständigung kombiniert. Dann werden den Kunden nämlich schon nach der Eingabe weniger Zeichen passende Adressen vorgeschlagen und durch einen Klick automatisch der komplette Straßenname, die Postleitzahl und der Ort in das Formular eingetragen. Damit ist dann sichergestellt, dass die Schreibweisen korrekt sind, und nur tatsächlich existierende Adressen erfasst werden.

Tipp

Eine automatische Adressvervollständigung wirkt sich „so ganz nebenbei“ auch positiv auf die Conversion rate Ihres Checkout-Prozesses aus, denn er vereinfacht und verkürzt die Eingabezeit um durchschnittlich 5 Sekunden. Vor allem beim Shopping mit mobilen Geräten wird dieser Komfortgewinn von Kunden sehr geschätzt und führt zu weniger Kaufabbrüchen.

Betrugsprävention hält die bösen Buben fern

 

Leider bietet das Online-Shopping durch die Anonymität Betrügern ein weites Betätigungsfeld. Ob nun Fake-Einkäufe getätigt werden, nur um dem Shop zu schaden, oder Betrugsversuche um auf Kosten anderer Ware abzugreifen. Betrugsprävention soll dafür sorgen alle „Gestalten“ fernzuhalten, die gar nicht die Absicht haben Sie für Ihre Ware zu bezahlen. Hierfür kommen dann ausgefeilte technische Methoden zum Einsatz, die zum Beispiel durch erkennen bestimmter Verhaltensmuster oder einer Geräteerkennung (Device Fingerprinting) Betrüger identifizieren können. Dank dieser Tools kann Betrug sehr effektiv bekämpft werden.

Leseempfehlung: Da das Thema Betrugsprävention sehr komplex ist, haben wir ihm einen eigenen Beitrag gewidmet. Zu unserem Beitrag zum Thema Betrugsprävention geht es hier

Computer theft with hands on laptop keyboard

Bonitätsprüfung gibt Sicherheit

 

Haben Sie mit einer effektiven Betrugspräventionsmaßnahmen die Betrüger abgeschüttelt, bedeutet das leider noch nicht, dass es nicht doch noch zu Zahlungsausfällen kommt. Denn leider ist nicht jeder Kunde tatsächlich zahlungskräftig genug, um den Kaufpreis am Ende tatsächlich begleichen zu können. Für diese Fälle hilft eine Bonitätsprüfung. Bei der Bonitätsprüfung wird durch einen Dienstleister geprüft, ob die Person an der angegebenen Adresse existiert und ob es negative Bonitätsbewertungen (z.B. durch die Schufa, aber auch durch Negativeinträge, die aus anderen Quellen stammen) für diese Person gibt. 

Hierzu ist es natürlich Voraussetzung, dass die Adresse korrekt eingegeben wurde, und auch das Geburtsdatum muss vorliegen, damit die Person eindeutig identifiziert werden kann. Für die Bonitätsprüfung gibt es verschiedene Anbieter und Datenbanken. Jede dieser Datenbank hat seine Stärken und Schwächen, so dass es mitunter lohnenswert ist, nach einer erfolglosen Prüfung durch eine Datenbank noch eine oder mehrere weitere Datenbanken zu bemühen. Das muss aber nicht manuell geschehen, dafür gibt es ebenfalls Lösungen, die die Kaskadierung mehrerer Datenbanken nach einer konfigurierbaren Logik vornimmt.

Tipp

Automatische Zahlartensteuerung Eine Bonitätsprüfung kann nach Auswahl der Zahlart erfolgen, oder bereits vorher. Geschieht sie erst nach Auswahl der Zahlart führt eine negative Bewertung des Kunden zu dem unerwünschten Effekt, dass er auf eine andere Zahlart verwiesen wird. Dies führt häufig zu Kaufabbrüchen. Der Königsweg ist deshalb die Bonitätsprüfung vor der Auswahl der Zahlart durchzuführen und mit einer Zahlartensteuerung zu kombinieren. Auf diese Weise werden dem Kunden nur die Zahlarten angeboten, die er auch tatsächlich nutzen kann. Der Königsweg ist zwar der beste, aber leider auch der teuerste Weg. Die höheren Kosten können sich aber durchaus lohnen, wenn man dadurch die Kaufabbruchquote signifikant senken kann. Es ist also eine Einzelfall-Abwägung.

Leseempfehlung
 Da das Thema Bonitätsprüfung und Zahlartensteuerung sehr komplex ist, haben wir ihm einen eigenen Beitrag gewidmet. 
Women Shopping Online Shopaholics Purchase Concept

Rechnungskauf durch Dienstleister

Möchte man den Rechnungskauf nicht in Eigenregie durchführen, kann man ihn an einen Zahlungslösungs-Anbieter outsourcen. Hier unterscheidet man im Wesentlichen zwischen zwei Varianten: Rechnungskauf ohne Factoring, oder Rechnungskauf mit Factoring. Beim Rechnungskauf ohne Factoring übernimmt der Dienstleister die Durchführung aller Prozesse des Rechnungskaufs, die Forderung bleibt jedoch im Besitz des Shop-Betreibers.

Das heißt: Der Dienstleister erstellt die Rechnungen, überwacht und bucht die Zahlungseingänge, übernimmt das Mahnwesen (im Namen und Auftrag des Shop-Betreibers), und kümmert sich auf Wunsch auch noch um das Inkasso. Es sind somit alle Prozesse ausgelagert, so dass der Shop-Betreiber die Ressourcen dafür nicht vorhalten muss, das Zahlungsausfallrisiko bleibt jedoch bei ihm.
Beim Rechnungskauf mit Factoring tritt der Shop-Betreiber die Forderung komplett an den Dienstleister ab. Wahlweise erstellt der Shop-Betreiber die Rechnung selbst – dann aber mit Nennung der Bankverbindung des Dienstleisters –, oder die Rechnung wird bereits vom Dienstleister erzeugt. In diesem Fall übernimmt der Dienstleister das Zahlungsausfallrisiko. Der Shop-Betreiber erhält garantiert den Rechnungsbetrag abzüglich der Paymentkosten zu einem vereinbarten Datum (z.B. eine Woche nach Rechnungsdatum). Die Mahn- und Inkasso-Prozesse obliegen ebenfalls dem Dienstleister. Da der Dienstleister das Zahlungsausfallrisiko übernimmt, führt er beim Kaufprozess eine Bonitätsprüfung durch. Hierbei gibt es bei jedem Anbieter Ablehnungsquoten. Wie hoch diese sind variiert von Anbieter zu Anbieter. Sie sind davon abhängig, welche Datenbanken er für die Bonitätsprüfungen nutzt, und wie restriktiv die Kriterien eingestellt sind.

Sicherheit

 

Zahlungssicherheit ist ein sehr wichtiger Faktor für jeden Onlineshop-Betreiber. Und da der Rechnungskauf generell zu den unsicheren Zahlarten gehört, tun sich viele Online-Händler schwer damit, sie in ihrem Online-Shop einzuführen. Doch hier gibt es für alle Shop-Betreiber eine gute Nachricht: Der Rechnungskauf geht auch sicher – mit den richtigen Werkzeugen.

Pauschal kann man sagen, dass der gesicherte Rechnungskauf für jeden Online-Händler eine 100% sicher Zahlart ist. Das Zahlungsausfallrisiko trägt der Dienstleister, der Online-Händler erhält auf jeden Fall sein Geld, und das auch immer pünktlich zu einem vorher vereinbarten Zeitpunkt (z.B. eine Woche nach Rechnungsstellung).

Bei dem Rechnungskauf in Eigenregie hängt das Zahlungsausfallrisiko stark davon ab, welche Maßnahmen der Shop-Betreiber für Betrugsprävention, Adressprüfung und Bonitätsprüfung unternimmt. Detailliertere Informationen zu diesen drei Aspekten finden Sie im Abschnitt Background: Rechnungskauf in Eigenregie 

Mit geeigneten Maßnahmen lassen sich die Zahlungsausfälle beim Rechnungskauf in Eigenregie auf deutlich unter 1% reduzieren. Ohne Zahlungsausfallrisiko, wie beim gesicherte Rechnungskauf, geht es beim Rechnungskauf in Eigenregie jedoch nicht.

Aufwand

 

Hinsichtlich des Integrationsaufwands hat der gesicherte Rechnungskauf eindeutig die Nase vorne. Die meisten Anbieter bieten fertige PlugIns für die gängigen Shop-Systeme an. Neben der Integration des PlugIns fällt dann gegebenenfalls noch die Anpassung des Layouts für das Rechnungsdokumentes auf Seiten des Dienstleisters an, und das war es dann oft auch schon.

Tipp

Einige Anbieter nehmen in Absprache mit dem Shop-Betreiber ein Feintuning der Einstellungen für die Ablehnungskriterien vor. Meist werden die Einstellungen branchenspezifisch vorgenommen und für neue Online-Händler aus der gleichen Branche übernommen. Es kann jedoch mitunter hilfreich sein, diese Einstellung zu modifizieren, weil halt doch jeder Shop individuell ist. Außerdem überwachen manche Anbieter die Ablehnungsquoten und nehmen zumindest in den ersten Monaten Anpassungen vor, wenn die Ablehnungsquote zu hoch ist. Sprechen Sie die Anbieter ruhig darauf an, was sie in dieser Hinsicht zu bieten haben.

Beim Rechnungskauf in Eigenregie ist der Integrationsaufwand höher als bei der Abwicklung des gesicherten Rechnungskauf über einen Dienstleister. Das hängt damit zusammen, dass mehrere Anbieter angebunden und die Prozesse aufeinander abgestimmt werden müssen. Holen Sie sich deshalb am besten einen Experten mit ins Boot, der Sie dabei unterstützt die verschiedenen Anbieter passende zusammenzustellen, und ihre Lösungen richtig zu integrieren.    

Auch der Aufwand für die Administration ist bei dem gesicherten Rechnungskauf über einen Dienstleister am geringsten. Die Kontrolle und Buchung von Zahlungseingängen fallen genauso weg, wie das Mahnwesen und der Inkasso-Prozess. Zwar lassen sich viele der Prozesse auch beim Rechnungskauf in Eigenregie outsourcen, jedoch wird es vom Administrationsaufwand nie ganz so schlank wie beim gesicherten Rechnungskauf über einen Dienstleister.

Two happy female friends shopping together

Kundenzufriedenheit

Beim Thema Kundenzufriedenheit kann der Rechnungskauf in Eigenregie seine Stärken ausspielen. Die Betonung liegt allerdings auf dem Wort kann, denn Sie haben es in der Hand, die Prozesse so aufzusetzen, dass eine hohe Kundenzufriedenheit erreicht wird. Um dies zu erreichen müssen Sie dafür sorgen, dass es eine geringe Ablehnungsquote gibt, bzw. durch eine Zahlartensteuerung auch nur die Kunden den Rechnungskauf angeboten bekommen, die ihn dann auch erfolgreich durchführen können. Haben Sie dann noch einen sauberen Mahn- und Inkasso-Prozess, vergraulen Sie sich auch keine Kunden, bei denen aus Unachtsamkeit eine Zahlung nicht rechtzeitig erfolgte.
Beim gesicherten Rechnungskauf über einen Dienstleister müssen Sie sich hinsichtlich der Kundenzufriedenheit auf die Prozesse des Dienstleisters verlassen. Das sollte man allerdings keinesfalls blind tun, denn einige Anbieter haben sich in dieser Disziplin nicht besonders mit Ruhm bekleckert. Wenn man sich ein wenig im Internet umschaut, findet man zahlreiche Kundenbeschwerden. Einige Kunden sind verärgert, weil sie für den Kauf auf Rechnung abgelehnt wurden. Die Mehrzahl der Kunden ist jedoch erbost über den rigiden Mahnprozess. Denn manch ein Anbieter mahnt sehr schnell, verlangt bereits für die erste Mahnung eine Mahngebühr, die er bei anschließender Begleichung des Rechnungsbetrages (ohne die Mahngebühr zu bezahlen) fleißig weiter anmahnt.

Tipp

Wenn Sie sich für den gesicherten Rechnungskauf über einen Dienstleister entscheiden, sprechen Sie ihn unbedingt darauf an, wie sein Mahnprozess aussieht. Manch ein Anbieter rechnet die Erträge aus dem Mahnwesen in seine Kalkulation mit ein um ein niedrigeres Disagio anbieten zu können. Was sie da an Disagio sparen könnten Ihnen aber am Ende bei Umsatz durch unzufriedene Kunden verloren gehen. Bedenken Sie bei Ihrer Kalkulation als nicht nur die direkten Kosten (Disagio, Transaktionsgebühr etc.), die Kundenzufriedenheit hat auch einen nicht zu unterschätzenden Wert.

Office worker working late in the office

Kosten

Die effektiven Kosten von Zahlarten zu vergleichen ist ein sehr schwieriges, weil komplexes Unterfangen. Denn neben den direkten Kosten wie Disagio, Transaktionskosten, Kosten für Adress-oder Bonitätsprüfung etc., gilt es auch die indirekten Kosten zu berücksichtigen. Zu diesen zählt die Arbeitszeit die zum Beispiel aufgebracht werden muss, um Zahlungseingänge zu kontrollieren und zuzuordnen, Mahnungen zu versenden etc.
Generell sind die direkten Kosten beim Rechnungskauf in Eigenregie deutlich geringer als beim gesicherten Rechnungskauf über einen Dienstleister. Dafür sind jedoch die indirekten Kosten für den Rechnungskauf in Eigenregie deutlich höher als beim gesicherten Rechnungskauf über einen Dienstleister. Ob die Kosten der einen oder der anderen Variante niedriger ausfallen hängt im Wesentlichen davon ab, wie gut man beim Rechnungskauf in Eigenregie die Prozesse automatisiert hat, das kaum noch indirekte Kosten anfallen. Die Entscheidung für oder wider dem Rechnungskauf in Eigenregie oder dem gesicherten Rechnungskauf über einen Dienstleister wird sich eher nicht aufgrund der Kostenunterschiede entscheiden.

Fazit: Welche Lösung für wen

 

Rechnungskauf in Eigenregie

Gesicherter Rechnungskauf

SicherheitO bis +++++
AufwandO++
Kundenzufriedenheit+ bis +++– bis O
Kosten– bis O– – bis O
UmsatzO bis ++– bis +

Während der gesicherte Rechnungskauf bei den Aspekten Sicherheit und Aufwand klar die Nase vorne hat, kann der Rechnungskauf in Eigenregie bei der Kundenzufriedenheit und den Kosten punkten.
Daraus ergibt sich, dass für ein Startup oder ein kleineres Unternehmen, bei denen die Ressourcen für eine ausgefeilte Umsetzung des Rechnungskaufs in Eigenregie nicht aufgebracht werden können, der gesicherte Rechnungskauf die bessere Wahl ist.
Für ein Unternehmen mittlerer Größe (Umsätze > 10 Mio p.a.) kommen beide Varianten des Rechnungskaufs in Frage. Bei stärkerer Priorisierung von Sicherheit und Aufwand spielt der gesicherte Rechnungskauf seine Vorzüge aus. Bei stärkerer Priorisierung von Kundenzufriedenheit und maximaler Ausschöpfung des Umsatzpotenzials ist der Rechnungskauf in Eigenregie die Nase vorne.

Checkliste:
Worauf achten bei der Auswahl der richtigen Lösung / des richtigen Anbieters für den gesicherten Rechnungskauf

  • Wird ein Mindest-Jahresumsatz vorausgesetzt?
  • Handelt es sich um eine White Label-Lösung?*
  • Höhe des Disagios und der Transaktionsgebühr?
  • Wann wird der Rechnungsbetrag an den Shop-Betreiber ausgezahlt?
  • Werden von den Kunden Gebühren verlangt?
  • Wie sieht der Mahnprozess aus?
  • Wie hoch ist die Ablehnungsquote / Wird die Quote kontrolliert und ggf. nachjustiert?

* Rechnungsdokument im Design des Shop-Betreibers

Kommentar verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Weitere Artikel

Kategorien