Hospitality – Arbeitsabläufe vereinfachen bei der Zahlungsabwicklung in Hotels

Ein leistungsfähiges PMS (Property Management System) hilft in vielerlei Hinsicht die Arbeitsabläufe eines Hotels zu optimieren und vereinfachen. Egal ob Buchungsmanagement, Einsatzplanung für das Housekeeping oder Verwaltung von Key Cards, ein leistungsfähiges PMS unterstützt den Hotelbetrieb bei diesen und vielen weiteren Aufgaben.

Auch für die Steuerung und Verwaltung von Zahlungen bieten PMS-Lösungen zunehmend Unterstützung und Vereinfachungen der Arbeitsabläufe. Wir zeigen Ihnen im Folgenden drei Beispiele:

👉 Manuelle Eingaben am Terminal beim CheckOut eliminieren

In vielen Hotels geben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rezeption beim CheckOut bei der Bezahlung noch den Zahlbetrag manuell ins Terminal ein. Wurde die Zahlung erfolgreich abgeschlossen, wird anschließend wiederum manuell im System vermerkt, das die Zahlung erfolgt ist und mit welchem Kartentyp sie durchgeführt wurde. Diese manuellen Eingaben sind Fehlerquellen und vermeidbar.

Bei einer modernen Zahlungslösung sind die Terminals mit dem PMS verbunden. Beim CheckOut wird die Rechnung ausgedruckt und die gewünschte Zahlart ausgewählt. Wird als Zahlart Kartenzahlung gewählt (Girocard, Debit- oder Kreditkarte), wird der Zahlbetrag automatisch vom PMS an das Terminal übertragen. Bei erfolgreicher Zahlungsabwicklung übermittelt das Terminal den eingezogenen Betrag und den Kartentyp automatisch an das PMS, so dass die Zahlung eindeutig zugeordnet ist. Dies vereinfacht die Abläufe beim CheckOut und hilft Fehler zu vermeiden.  

👉 Virtuelle Kreditkarten über das PMS verbuchen

Buchungsplattformen wie Booking.com und Co. sorgen bei vielen Hotels für einen erheblichen Anteil der Buchungen. Dabei werden von den Buchungsplattformen neben den Buchungsdaten auch die Daten der virtuellen Kreditkarten übermittelt, mittels derer das Hotel den Buchungsbetrag von der Buchungsplattform einziehen kann.

Bei vielen Hotels werden diese virtuellen Kreditkartendaten noch über ein physisches oder ein virtuelles Terminal manuell eingetippt. Das ist ein etwas mühseliger und zudem fehleranfälliger Vorgang.

Es geht glücklicherweise auch einfacher: Der Schlüssel dafür liegt bei dem von Ihnen eingesetzten Channel Manager und der Leistungsfähigkeit Ihres PMS.

Ein Weg für die Verbuchung der Zahlungen ohne manueller Eingabe von Kartendaten führt über den Channel Manager und einen direkt an den Channel Manager angeschlossenen Zahlungsanbieter. Ein anderer Weg führt über das von Ihnen eingesetzte PMS.

Im ersten Fall kann der Channel Manager den Zahlungseinzug über den angeschlossenen Zahlungsanbieter direkt abwickeln. Im zweiten Szenario liefert der Channel Manager die Daten der virtuellen Kreditkarten an das PMS, und das PMS zieht über den an das PMS angebundenen Zahlungsanbieter den Buchungsbetrag von der virtuellen Kreditkarte ein.

Welche dieser beiden Varianten die Beste für Ihren Betrieb ist, gilt es für Ihr konkretes Szenario zu prüfen, denn die Wahl wirkt sich auf den Komfort und die Kosten aus.

👉 Online-CheckIn/CheckOut: Ihr Gast als Rezeptionist

Ein Service den sich immer mehr Gäste wünschen ist ein Online CheckIn/CheckOut. In der höchsten Ausbaustufe können Ihre Gäste sich komplett selbst mit Ihrem Smartphone einchecken (inklusive ausfüllen des Meldescheins) und ihr Smartphone auch als Keycard nutzen. Und auch beim CheckOut werden Ihre Gäste auf Wunsch selbst zum Rezeptionisten. Das Auschecken geht spielend einfach ebenfalls mit dem Smartphone, genauso wie das bezahlen und der Download der Rechnung.

Hotels vermeiden so lange Schlangen an der Rezeption und damit unzufriedene Gäste. Zudem wird ihr Personal entlastet, das sich so anderen Wünschen ihrer Gäste widmen kann.