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Success-Story: Hotel Bezahlterminals
Background, Entscheidungshilfe und wertvolle Tipps
Inhalt
35% Kosteneinsparung durch Anbieterwechsel für Bezahlterminal
Dass es sich lohnen kann, auch bei Kartenterminal-Verträgen mit Restlaufzeit den Anbieter zu wechseln, zeigt das Beispiel des Hotels zur alten Stadtmauer in Lübeck. Für das Hotel hat How2Pay die Konditionen des bestehenden Anbieters überprüft, und ermittelt, wie viel sich durch einen Anbieterwechsel einsparen ließe. Das Ergebnis: Die Payment-Kosten könnten durch einen Anbieterwechsel um 35% reduziert werden. Und dabei ist sogar berücksichtigt, dass die laufende Terminalmiete für das vorhandene Terminal aufgrund der Kündigungsfristen noch einige Monate weiterbezahlt werden muss – was dem Hotel zur alten Stadtmauer in Zukunft allerdings nicht mehr passieren könnte, denn beim neuen Anbieter können sie den Vertrag monatlich kündigen.
Knapp drei Monate nach der Umstellung zieht die Geschäftsführung des Hotels zur alten Stadtmauer in Lübeck eine rundum positive Zwischenbilanz. „Durch die Umstellung haben wir unsere Payment-Kosten erheblich reduzieren können. Da lässt es sich leicht verschmerzen, dass wir die Terminalmiete für das alte Terminal noch einige Monate weiterbezahlen müssen, denn unter dem Strich bleibt trotzdem ziemlich genau die von How2Pay vorher berechnete Kostenersparnis übrig. Und ein monatliches Kündigungsrecht haben wir bei dem neuen Anbieter auch noch, so sparen wir nicht nur Geld, sondern sind auch für die Zukunft flexibler.“ freut sich Silke Langmaack, Inhaberin des Hotels zur alten Stadtmauer in Lübeck.
„Durch die Umstellung haben wir unsere Payment-Kosten erheblich reduzieren können. Und ein monatliches Kündigungsrecht haben wir bei dem neuen Anbieter auch noch, so sparen wir nicht nur Geld, sondern sind auch für die Zukunft flexibler.“
Silke Langmaack, Inhaberin des Hotels zur alten Stadtmauer Lübeck
Die Ausgangssituation: Unzufriedenheit mit den Kosten für die Zahlungsabwicklung über das Bezahlterminal
Eine Auswertung der Kosten, die man beim Hotel zur alten Stadtmauer durchgeführt hatte, ergab eine erhebliche Steigerung der prozentualen Disagio-Kosten in den vergangenen beiden Jahren. Allein in den Jahren 2022 und 2023 gab es fünf Erhöhungen der prozentualen Disagio-Kosten. Aufgrund der zahlreichen Kostensteigerungen wollte man deshalb wissen, ob es möglicherweise günstigere Anbieter gibt.
Der Terminalvertrag hatte zum Zeitpunkt der Anfrage bei How2Pay noch eine Mindestlaufzeit von 1 ¼ Jahren.
Die Ziele: Kosten reduzieren ohne lange Mindestlaufzeiten
Das Hauptziel bestand für das Frau Langmaack darin, die Payment-Kosten signifikant zu senken. Aber auch die lange Mindestvertragsdauer war ihr ein Dorn im Auge. Fünf Jahre Mindestvertragslaufzeit, von denen zum Zeitpunkt der Überprüfung noch 1 ¼ Jahre bevorstanden, das ist eine lange Zeit.
Nicht nur das Disagio ist für die effektiven Kosten entscheidend
Karten-Terminals akzeptieren in der Regel Girokarten (meist EC-Karten genannt), Debit-Karten und Kreditkarten. Während bei Girokarten immer nur das von den Anbietern ausgewiesene Disagio und die Transaktionsgebühr als Kosten auf Sie zukommen, hängen die effektiven Kosten bei Debit- und Kredit-Karten davon ab, aus welchem Land die Karten stammen und ob es sich bei den Karten um Endkunden- oder Geschäftskarten handelt. Abhängig von diesen Faktoren kommen zu den von den Anbietern ausgewiesenen Disagio-Sätzen und Transaktionsgebühren Zuschläge hinzu, die deutlich höher sein können als die vom Anbieter ausgewiesene Disagio-Sätze und Transaktionsgebühren. Manche Anbieter haben eine einfache Preis-Struktur, die einen Disagio-Satz für Consumer-Karten aus dem Europäischen Wirtschaftraum (EWR) und einen deutlich höheren Disagio-Satz für Internationale Karten und Geschäftskarten ausweisen. Wesentlich verbreiteter ist es jedoch, dass nur der Disagio-Satz für Consumer-Karten aus dem EWR angegeben ist und auf ein Preis- und Leistungsverzeichnis verwiesen wird. Die Preis- und Leistungsverzeichnisse (PLV) weisen dann oft sehr viele Positionen mit verwirrenden Bezeichnungen auf, so dass es für den Hotelier kaum nachvollziehbar ist, welche Zuschläge für ihn relevant sind. Da sowohl die Anzahl der in den PLV ausgewiesenen Zuschläge als auch deren Höhe sehr stark variieren, ist ein Vergleich der Konditionen für einen Laien kaum möglich. Nicht selten ist ein Anbieter mit einem niedrigen ausgewiesenen Disagio-Satz aufgrund hoher Zuschläge bei den effektiven Kosten bei weitem nicht mehr der günstigste Anbieter. Um herauszufinden, welcher Anbieter für Ihr Geschäft der Günstigste ist, bedarf es historischer Transaktionsdaten, aus denen man ablesen kann, wie häufig welche Kartentypen von Ihren Kunden eingesetzt werden, um die effektiven Kosten berechnen zu können.
Wenn Sie nun denken, dass Anbieter mit einer einfachen Kostenstruktur die günstigste Wahl sind, dann trifft das nur hinsichtlich der Einfachheit der Auswertung zu. Hinsichtlich der effektiven Kosten sind diese Angebote meist nicht die günstigste Wahl.
Der Weg: Konditionen prüfen und Optionen aufzeigen lassen
Um die Konditionen überprüfen und sich mögliche Optionen aufzeigen zu lassen, wandte sich das Hotel zur alten Stadtmauer an How2Pay. How2Pay erhielt eine Kopie des Vertrages und die Rechnungen und Transaktions-Reports des aktuellen Anbieters für die vergangenen drei Monate.
Anhand der Transaktionsreports und Rechnungen konnte How2Pay sehr präzise berechnen, wie hoch die Payment-Kosten bei anderen Anbietern ausgefallen wären. Daraus ließ sich genau berechnen, wie viel sich bei den Payment-Kosten mit einem alternativen Anbieter einsparen ließe. Diese Auswertung wurde dem Hotel zur alten Stadtmauer zur Verfügung gestellt und in einem Meeting detailliert erläutert.
Die Lösung: Neues Bezahlterminal von einem anderen Anbieter
Als Ergebnis der Auswertung wurde Frau Langmaack von How2Pay die Anschaffung eines neuen Bezahlterminals von einem anderen Anbieter empfohlen, bei dem die Payment-Kosten erheblich niedriger sind und der Vertrag zudem monatlich kündbar ist. Da der bestehende Terminalvertrag erst zum Ende des folgenden Jahres kündbar war, liefe dieser zwar bis dahin weiter, die dadurch entstehenden Kosten in Höhe der monatlichen Terminalmiete betrugen aber nur einen Bruchteil der möglichen Ersparnis durch die erheblich niedrigeren Disagio- und Transaktionskosten.
Das Ergebnis: 35% Kostenersparnis und monatlich kündbarer Terminalvertrag
Dreieinhalb Monate nach Durchführung der Umstellung wurde durch How2Pay die Transaktions-Reports des neuen Anbieters ausgewertet. Das Ergebnis: Die vorausgesagten 35% Kostenersparnis wurden ziemlich genau erreicht.
Zudem freut sich Frau Langmaack darüber, dass sie bei dem neuen Anbieter nicht mehr durch eine lange Mindestvertragslaufzeit gebunden ist. Sie hat jetzt die Möglichkeit den Vertrag monatlich zu kündigen, sollte Sie irgendwann mal wechseln wollen. Und diese Flexibilität musste sie sich noch nicht einmal durch eine hohe Einrichtungsgebühr oder eine hohe monatliche Terminalmiete erkaufen, beides war bei dem neuen Anbieter nämlich sogar niedriger als bei dem vorherigen Anbieter mit langer Vertragslaufzeit.
Achtung: Fallstricke beim Abschluss eines Terminalvertrags
| Fallstrick | Erläuterung |
| Niedriger Disagio-Satz bedeutet nicht zwingend niedrige Kosten | Meist kommen zum angegebenen Disagio noch zahlreiche Zuschläge hinzu. Achten Sie deshalb unbedingt auf einen Hinweis zum Preis- und Leistungsverzeichnis und lassen Sie sich dieses senden (siehe dazu auch den folgenden Punkt). |
| Zuschläge für Debit- und Kreditkarten beachten | Im Preis- und Leistungsverzeichnis der Anbieter sind die Zuschläge für Debit- und Kreditkarten aufgeführt. Die Liste der Zuschläge ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich lang und auch die Prozentsätze bzw. Beträge variieren stark. Im Fall des Hotels zur Stadtmauer war das im Vertrag des alten Anbieters angegebene Disagio niedriger als beim neuen Anbieter. Nach hinzurechnen der ganzen Zuschläge ergab sich am Ende jedoch ein Disagio, dass 35% höher war. |
| Lange Mindestvertragsdauer vermeiden | Der Anbieter sollte Sie durch gute Preise und gute Leistung überzeugen und nicht durch lange Mindestvertragsdauer an sich binden. Auch bei einem monatlichen Kündigungsrecht sind Einrichtungsgebühren von 49,- Euro und Terminalmieten von um die 20 Euro (variiert je nach Terminal-Typ) im Monat inkl. Netz- und Service-Pauschale möglich. |
| Auf versteckte Kosten achten | Manche Anbieter berechnen zusätzliche Kosten für Software-Updates und/oder die Geräterücknahme bei Vertragsende. Da werden dann für ein Software-Update schon einmal 50,- Euro oder mehr und für die Geräterücknahme bei Vertragsende 100 – 150,- Euro fällig. Die Softwareupdates erfolgen bei einem guten Anbieter stets kostenlos und bei einer Geräterücknahme bei Vertragsende sollten für Sie nur Ihre Porto-Kosten anfallen. |
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