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POS-Terminals: Unterschiede, Kosten, Fallstricke
Background, Entscheidungshilfe und wertvolle Tipps
Inhalt
Fast 60 % des Einzelhandelsumsatzes (exakt 58,8% laut Statista) wurde 2021 mit Kartenzahlung erzielt. Zur stetig wachsenden Beliebtheit haben eine deutliche Vereinfachung des Zahlungsprozesses dank kontaktloser Datenübermittlung und steigender Verbreitung von Smartphones mit Fingerabdrucksensor und leistungsfähiger Smartwatches. Und auch die Corona-Pandemie hat dazu beigetragen, dass Kunden immer häufiger kontaktlos bezahlen wollen. Für Sie als Händler bietet diese Entwicklung ebenfalls Vorteile, schließlich reduziert sich dadurch Ihr Bargeldbestand und der damit verbundene Aufwand und auch die Kosten für die Bargeldentsorgung. Gleichzeitig steigert die Option der Kartenzahlung auch Ihr Umsatzpotenzial, denn die Anzahl der Kunden die wenig oder gar kein Bargeld mit sich führen und eine Zahlung per Karte als Service erwarten steigt stetig. Nicht unterschätzen sollte man auch den Effekt, dass der elektronische Euro meist etwas lockerer sitzt als ein Bargeld-Euro.
Kartenzahlung neu denken: Neue Anbieter und neue Geschäftsmodelle haben die Landschaft verändert
Viele Händler haben in der Vergangenheit zum Thema POS (Point of Sale) oder Karten-Terminals den Berater Ihrer Hausbank befragt. Hier hatte man bereits einen vertrauten Ansprechpartner für finanzielle Angelegenheiten, da lag es nah, nach dem Bankkonto und der Kreditlinie, über diesen Finanzpartner auch gleich das Thema Terminals für Kartenzahlungen abzuwickeln. Sehr häufig wurden die Händler mit Verträgen ausgestattet, die lange Laufzeiten hatten (meist 4, manchmal sogar 5 Jahre) und die Konditionen lagen auch oft über Marktniveau. Zudem wurden Händler mitunter nicht über Kostenfallen informiert, die Händlern den Spaß am elektronischen Bezahlen Ihrer Kunden mitunter verleidete. Als Folge davon, haben einige Händler irgendwann die Kartenzahlung wieder abgeschafft oder verärgern Ihre Kunden mit Aussagen wie „Kartenzahlung erst ab 20,- Euro“. Auch im Jahr 2022 hört man immer noch erstaunlich häufig den Hinweis, dass Kartenzahlungen erst ab einem bestimmten Betrag möglich sein, teilweise sieht man sogar Schilder oder Aufsteller mit diesem Hinweis an der Kasse oder am Eingang. Im Interesse der Kundenbindung sollte jeder Händler für jede Zahlung eine Kartenzahlung anbieten, und das unabhängig vom Zahlbetrag. Und ausgestattet mit dem richtigen Hintergrundwissen lässt sich ein passender Anbieter für Ihr Geschäft findet, das dies möglich macht, ohne dass Sie den Spaß daran verlieren.
Unterschiedliche Preismodelle: Mit und ohne Mindestvertragslaufzeit und monatlichen Fixkosten
Mit der wachsenden Verbreitung des bargeldlosen Bezahlens hat die Anzahl der Anbieter für Kartenterminals deutlich zugenommen und damit auch der Wettbewerb, die Angebotsvielfalt und die Varianten der Preismodelle. Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Preismodelle, für die es dann noch weitere Varianten gibt. Bei dem klassischen Preismodell werden die unterschiedlichen Komponenten und Leistungen einzeln bepreist. Hier bezahlen Sie für das Terminal entweder eine monatliche Miete oder einen einmaligen Kaufpreis, eine Netz- und/oder Service-Pauschale (für technischen Support, Geräteaustausch etc.), und für jede Zahlungstransaktion ein Disagio und eine feste Transaktionsgebühr. Bei dem zweiten Preismodell müssen Sie das Terminal kaufen (wobei diese Anbieter meist günstige, wenn auch weniger leistungsfähige Terminals anbieten) und bezahlen lediglich für jede Zahlungstransaktion ein Disagio und eine feste Transaktionsgebühr. Netz- und/oder Service-Pauschalen gibt es in diesem Fall keine, so dass außer der Anschaffung für das Terminal keine monatlichen Fixkosten anfallen. Es entstehen nur Kosten für die durchgeführten Zahlungstransaktionen. Diese sind aber meist deutlich höher als bei dem erstgenannten Preismodell.
Immer noch recht verbreitet ist das klassische Preismodell in Verbindung mit einer Mindestvertragslaufzeit. Dabei mietet der Händler das Terminal an und verpflichtet sich zu einer Mindestmietdauer. Je nach gewähltem Terminal (kabelgebundenes Terminal, WLAN-Terminal oder mobiles Terminal mit SIM-Karte) und gewählter Mindestmietdauer berechnet sich dann die Höhe der monatlichen Miete. Kosten für den Service, die Netznutzung und die Kartenzahlungen werden zusätzlich berechnet. Eine Aufstellung welche Kosten alle anfallen können, finden Sie in der Info-Box Kostenfaktoren bei POS-Terminals. Als Variante dieses klassischen Miet-Modells gibt es mittlerweile auch Anbieter, die ebenfalls eine monatliche Miete für das Terminal verlangen, aber auf eine Mindestvertragslaufzeit verzichten. Monatliche Service-Gebühren und Kosten für die Kartenzahlungen werden auch hier fällig.
Welches dieser Tarif-Modelle für Sie am sinnvollsten ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Der Zahlbetrag, der von Ihren Kunden favorisierte Kartentyp, Ihr monatlicher Umsatz und Ihre Ansprüche an den Kundenservice bestimmen, welches Modell für Sie das passende ist.
Vor- und Nachteile Miet-Modell vs. Verbrauchs-Modell
Pro
Miet-Modell
- Vergleichsweise günstig bei Zahlbeträgen ab ca. 25,- €
- Sehr günstig bei EC/Girocard-Zahlungen
- Hochwertige Terminals
Verbrauchs-Modell
- Meist keine Setup-Gebühr
- Keine monatlichen Fixkosten
- Günstige Kaufterminals
Kontra
Miet-Modell
- Oft lange Mindestvertragslaufzeiten
- Monatliche Fixkosten
- Teuer bei Kreditkartenzahlungen für Kleinbeträge (Sonderkond. möglich)
Verbrauchs-Modell
- Meist keine „echte“ EC/Girocard-Unterstützung
- Vergleichsweise teuer bei größeren Zahlbeträgen
- Terminals mitunter nicht sehr hochwertig und zuverlässig
Kostenfaktoren bei POS-Terminals
| Position | Erläuterung |
| Einmalige Kosten | |
| Setup-Fee | Einmalige Gebühr für die Einrichtung des Terminals. Bei kabelgebundenen und mobilen Terminals mit SIM-Karte brauchen Sie das Terminal dann nur noch auszupacken, anzuschließen und einzuschalten. |
| Kaufpreis des Terminals | Falls Sie sich für den Kauf eines Terminals entscheiden. |
| Monatliche Fixkosten | |
| Terminalmiete | Mietzahlung für die Laufzeit des Vertrages |
| Netz- und/oder Service-Gebühr | Kosten für die Nutzung des Kartennetzes sowie für technischen Support, Terminalaustausch etc. ACHTUNG! Einige Anbieter weisen die Netz- und die Service-Gebühr als separate Positionen aus. |
| Sammelclearing / Accounting | Stellt sicher, dass alle Girocard(EC)-Buchungen eines Tages nach Erstellung des Kassenschnitts am Ende des Tages als Gesamtbetrag auf das Händlerbankkonto überwiesen wird. Das erspart viele teure Postengebühren für einzelne Transaktionen. Diese Option ist bei manchen Anbietern in der Netz- und Service-Pauschale enthalten, bei anderen Anbietern wird eine monatliche Pauschale für diesen Service erhoben. |
| SIM-Karte | Bei mobilen Terminals mit SIM-Karte wird von manchen Anbietern separat eine monatliche Pauschale für die SIM-Karte und die Datennutzung erhoben. |
| Variable Kosten | |
| Transaktionskosten | Für die Durchführung einer Zahlungstransaktion wird ein fester Betrag (meist um die 0,10 €) als Transaktionsgebühr berechnet. |
| Disagio | Prozentsatz vom UmsatzFür Zahlungen mit EC/Girocard, Debitkarten und Kreditkarten gelten unterschiedliche Disagio-Sätze. Beachten Sie dazu den Abschnitt über Unterschiedliche Kartengebühren |
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Unterschiedliche Kartengebühren: Worauf muss ich achten?
Die Kartengebühren sind grundsätzlich davon abhängig, welche Karte vom Kunden eingesetzt wird und auch, in welchem Land die Karte ausgestellt wurde. Die niedrigsten Kosten für Sie als Händler verursachen Girocard-Transaktionen. Hier liegt das Disagio in der Regel zwischen 0,20 und 0,25%, es gibt kein Mindestdisagio und es wird eine Transaktionsgebühr von 10 – 20 Cent fällig. Sollte ein Anbieter für den EC-Karten-Einsatz einen deutlich höheren Disagio-Satz verlangen, ist das ein Indiz dafür, dass sein Terminal EC-Karten-Zahlungen nicht als Girocard-Transaktionen verarbeitet (siehe dazu die Info-Box Etiketten-Schwindel. Ansonsten müssen Sie bei Girocard-Transaktionen nur darauf achten, dass der Anbieter ein SammelClearing bzw. Accounting anbietet, also den Tagesumsatz in einem Betrag Ihrem Bankkonto gutschreibt und nicht jede Position einzeln. Letzteres kann aufgrund der meist recht hohen Bankgebühren für Zahlungseingänge bei Firmenkonten ein recht teures Vergnügen werden.
Bei Kreditkarten sind die Kosten von dem sogenannten Card Scheme (Mastercard, Visa, American Express, Diners, JCB etc.), dem Kartentyp (Consumer- oder Firmenkarte) und dem Land abhängig in den die Karte ausgestellt ist. Ziemlich übersichtlich ist das Ganze, wenn die Kreditkarte eine Consumer Karte ist, die in einem Land des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ausgestellt wurde. Für diese Zahlungen gilt ein einheitlicher Disagio-Satz, der je nach Anbieter und Umsatz zwischen 0,8 und 1,5% liegt. Fragen Sie unbedingt bei den Anbietern nach, ob zu dem von dem Anbieter ausgewiesenen Disagio noch irgendwelche Zuschläge hinzukommen. Diese Zuschläge müssen Sie gegebenenfalls noch zu dem angegebenen Disagio hinzurechnen, um das effektive Disagio zu erhalten. Zuschläge gibt es auf jeden Fall für Karten, die nicht im europäischen Wirtschaftsraum ausgestellt wurden. Dieser Zuschlag beträgt mindestens 1,2% und bis zu 2 %. Während Sie bei einem Consumer-Kunden aus dem EWR mit 0,8 – 1,5% Disagio auskommen, kann es bei einem Kunden aus einem Nicht-EWR-Land schnell das Doppelte und mehr sein.
Mindestdisagio: Kostenfalle für Händler die häufig kleine oder Kleinstbeträge einziehen
Achten Sie bei den Kreditkartengebühren ebenfalls darauf, ob der Anbieter ein Mindestdisagio verlangt. Ist dies nicht angegeben, fragen Sie explizit nach. Das Mindest-Disagio wird bei kleineren Zahlbeträgen relevant. Hier kann das Mindestdisagio schnell den gemäß Disagio-Satz berechneten Betrag übersteigen. Dann greift das Mindestdisagio und die prozentualen Kosten für die Zahlungstransaktion liegen effektiv deutlich höher als der vom Anbieter angegebene Disagio-Satz. Dazu ein Beispiel: Bei einem Zahlbetrag von 10 Euro und 1% Disagio würden 0,10 Euro Disagio-Gebühren fällig. Beträgt das Mindestdisagio jedoch 0,25 Euro, werden statt der errechneten 0,10 Euro 0,25 Euro fällig. Der effektive Disagio-Satz für die Zahlung betrüge damit 2,5% und nicht 1 %. Bei einem Disagio-Satz von 1% und einem Mindestdisagio von 0,25 Euro wird somit bei Zahlbetragen unter 25 Euro der effektive Disagio-Satz höher sein als der angegebene Disagio-Satz. Für kleine oder Kleinstbeträge wird dann eine Kreditkartenzahlung für den Händler ein teures Vergnügen. Aber Achtung: Das Mindestdisagio ist bei manchen Anbietern verhandelbar, andere Anbieter wenden sogar gar kein Mindestdisagio an. Wenn Sie viele kleinere oder Kleinstbeträge abrechnen, achten Sie auf ein etwaiges Mindestdisagio und wählen Sie den Anbieter entsprechend bzw. verhandeln Sie die Konditionen entsprechend nach.
Vorsicht Etikettenschwindel: Was Sie bezüglich EC-Karten/Girocard-Akzeptanz beachten müssen
Von Anbietern des Verbrauchspreis-Modells wird häufig damit geworben, dass auch EC-Karten unterstützt werden. Das ist leider oft nicht korrekt. Hinter der von vielen Kunden immer noch als EC-Karte bezeichneten Zahlkarte verbirgt sich die Girocard. Diese Debitkarte gibt es nur in Deutschland und wird deshalb von vielen Banken in Verbindung mit der Maestro bzw. VPAY Debitkarte an die Kunden herausgegeben. Bezahlt ein Kunde in Deutschland mit seiner Giro/Maestro-Bankkarte oder hebt er in Deutschland bei einer Bank mit seiner Bankkarte Geld ab, kommt die Karte als Girocard zum Einsatz. Will ein Kunde aber im europäischen Ausland Geld abheben oder bezahlen, kommt die Maestro oder VPAY-Karte zum Einsatz. Der unschlagbare Vorteil der Girocard sind die sehr geringen Disagio-Gebühren, die bei 0,20 – 0,25% liegen. Diese niedrigen Gebühren sind nur möglich, weil außer den Banken keine Kartengesellschaften mitverdienen. Wird die Bankkarte als Maestro bzw. VPAY Debitkarte genutzt, verdienen die Kartengesellschaften (Mastercard oder Visa) an der Transaktion mit. Das Disagio steigt so auf etwa 0,50 – 0,70%. Für Sie als Händler ist es also wesentlich günstiger, wenn Ihr Kunde mit einer Girocard bezahlt anstatt mit einer Maestro oder VPAY Debitcard. Das ist in Deutschland immer der Fall, wenn ein Kunde seine Giro/Maestro oder Giro/VPay-Karte einsetzt und das Terminal die Girocard unterstützt. Und jetzt kommt der Hacken bei manchen Anbietern des Verbrauchspreis-Modells: Ihre Terminals unterstützten nur Maestro und Vpay Debitkarten aber nicht Giropay. Faktisch werden derzeit trotzdem die meisten Besitzer einer Girocard-Bankkarte über das Terminal bezahlen können, aber nur, weil die meisten herausgegebenen Girocard-Bankkarten auch Maestro oder VPay unterstützen. Für Sie als Händler bedeutet das, dass bei diesen Terminals immer der teurere Maestro/Vpay-Tarif zur Anwendung kommt. Das sehen Sie daran, dass diese Anbieter für EC-Karten-Zahlungen die typischen Disagio-Sätze von Maestro und VPay angeben. Das dicke Ende kommt allerdings erst noch. Da Mastercard und Visa aktuell bei den meisten Zahlungen mit Giro/Maestro-Karten leer ausgehen, da der Großteil der in Deutschland verbreiteten Terminals die Girocard unterstützen, haben sie angekündigt, diese Debitkarten in Zukunft nicht mehr anzubieten. Mastercard wird zum Beispiel im Juli 2023 die Maestro-Karte einstellen. Die „Pseudo-EC-Karten“-Terminals werden Girocards dann nicht mehr akzeptieren. Ihre Kunden werden dann ihre Kreditkarte zücken müssen, was für Sie als Händler noch einmal eine Verdoppelung der Disagio-Kosten bedeuten wird und somit die Disagio-Kosten im Vergleich zur Girocard auf das 5 bis 6-fache steigert.
Checkliste: Worauf achten bei der Auswahl der richtigen Lösung / des richtigen Anbieters
 | Tragen Sie folgende Daten zu Ihren Anforderungen zusammen:kleinster Zahlbetrag (mit min. 5% Anteil an der Anzahl der Transaktionen)mobiler Einsatz gewünschtschneller Service bei technischen Problemen gewünscht |
| Ermitteln Sie anhand der Vor- und Nachteile-Liste, welches Preis-Modell für Sie am besten passt |
| Holen Sie Angebote verschiedener Anbieter ein und fragen Sie folgende Aspekte ab:Mindestlaufzeit des VertragesWerden Girocard-Transaktionen unterstütztWird Sammelclearing / Accounting für Girocard-Zahlungen unterstützt (ggf. Aufpreis erfragen)Gibt es bei Kreditkarten Zuschläge zu dem aufgeführten Disagio und wenn ja, welcheGibt es bei Kreditkarten-Zahlungen ein Mindestdisagio und wenn ja, wie hoch ist dieses |
| Verhandeln Sie ggf. Konditionen nach (z.B. die Höhe des Mindestdisagios, wenn Sie häufig kleine oder Kleinstbeträge einziehen wollen) |
| Fragen Sie nach, wie lang die Lieferzeit eines fertig konfigurierten Terminals ab Bestellung/Vertragsunterzeichnung beträgt. |
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