Success-Story: GREFIS Hotel

Optimierung auf ganzer Linie – mit How2Pay zur modernen Zahlungslösung

Zahlungsprozesse optimiert, Kosten reduziert, Gäste begeistert

Das GREFIS Hotel im Münchner Südwesten ist ein sehr junges und modernes Hotel (Eröffnung im Sommer 2022), das mit Tagungsräumen, Spa, Restaurant und Rooftop-Bar ein umfangreiches und attraktives Angebot sowohl für Geschäfts- als auch für Privatreisende bietet. Baulich, wie auch in puncto Ausstattung, ist das Hotel auf dem neusten Stand. Dennoch stand Ende 2024 ein bedeutender Modernisierungsschritt an: die Optimierung der Zahlungsprozesse. Ziel war es, Arbeitsabläufe zu vereinfachen, Serviceangebote auszubauen, Kosten zu reduzieren und die Liquidität zu verbessern – kurz: eine umfassende Verbesserung im Zahlungsbereich zu erzielen.

„Wir sind positiv überrascht, wie viel die neue Zahlungslösung bewirkt hat. Die Prozesse sind deutlich schlanker, die Mitarbeitenden entlastet und unsere internationalen Gäste freuen sich über die Möglichkeit, in ihrer Heimatwährung zu bezahlen. Deutliche Kosteneinsparungen und eine schnellere Auszahlung bringen auch in finanzieller Hinsicht erheblich Vorteile."

Fabian Wagner, Geschäftsführer der GREFIS Hotel GmbH

Die Ausgangssituation: Hoher Aufwand, unnötige Kosten

Seit der Eröffnung wurden mehrere teils stationäre teils mobile Bezahlterminals an Rezeption, Restaurant und Rooftop-Bar eingesetzt – alle unabhängig voneinander und ohne Anbindung an das bestehende Property Management System (PMS). Die Beträge mussten manuell eingegeben und die Zahlungen manuell verbucht werden – ein aufwendiger, fehleranfälliger Prozess. Auch bei den Online-Zahlungen im Webshop oder über Buchungsplattformen liefen unterschiedliche Lösungen parallel. Trotz moderner PMS- und Channel-Manager-Architektur war die Zahlungslösung fragmentiert – was sich negativ auf die Kosten und die Übersichtlichkeit der Abrechnungen auswirkte.

Die Zielsetzung: Effizienter arbeiten, smarter bezahlen

Die Geschäftsleitung des GREFIS Hotels hatte zwei Hauptziele:

Vereinfachung der täglichen Arbeitsprozesse, insbesondere beim Check-In.
Reduzierung der laufenden Kosten für bargeldlose Zahlungen – sowohl stationär als auch online.

Gleichzeitig sollte die Lösung zukunftsfähig sein, etwa für die Integration eines CRM-Systems und neue Features für die Gäste bieten, wie Zahlungen in Landeswährung (DCC).

Bruttoauszahlung: Kosten verschieben, Buchhaltung vereinfachen

Die meisten Anbieter praktizieren eine Netto-Auszahlung. Das bedeutet, dass bei der täglichen oder wöchentlichen Abrechnung der Umsätze die Payment-Kosten, bzw. in den meisten Fällen das Disagio, vom Zahlbetrag abgezogen wird und nur der verbleibende Netto-Betrag ausgezahlt wird.

Bei der Brutto-Auszahlung werden die Zahlbeträge Ihrer Gäste/Kunden zu 100% ausgezahlt. Am Ende des Monats erhalten Sie dann eine Monatsabrechnung, auf der Ihnen die Payment-Kosten in Rechnung gestellt werden. Durch die nachgelagerte Abrechnung der Payment-Kosten steigert sich die Liquidität Ihres Betriebes.

Ein weiterer positiver Effekt der Brutto-Auszahlung besteht darin, dass die Umsätze und Kosten monatsgenau abgetrennt sind. Da bei Wochenabrechnungen meist zu Beginn und zum Ende jeden Monats nur Teile des ausgewiesenen Umsatzes und der ausgewiesenen Kosten der Wochenabrechnungen in die Monatszahlen einfließen, ist hier eine Abgrenzung der Monate mitunter aufwändig. Bei der Brutto-Abrechnung sind die Monatszahlen immer sauber abgegrenzt.

Der Weg: Analyse, Konzept, Umsetzung

How2Pay erfasste zunächst die bestehende Infrastruktur und analysierte alle Zahlungsströme – von der Rezeption über das Restaurant bis zum E-Commerce. Basierend auf diesen Informationen entwickelte How2Pay ein individuelles Gesamtkonzept. Dieses umfasste:

Anbindung der Bezahlterminals an die PMS-Lösung,
Auswahl eines passenden Zahlungsanbieters für Kartenzahlungen vor Ort (Card Present), für Online-Zahlungen (E-Commerce), den Channel Manager und das geplante CRM-System,
Einführung von DCC (Dynamic Currency Conversion) für internationale Gäste,
Umstellung von der branchenüblichen Netto- auf eine Brutto-Abrechnung,
schnellere Auszahlung zur Stärkung der Liquidität.

Die Lösung: Komplette Neuaufstellung der Zahlungsarchitektur

Im Ergebnis wurde eine umfassende Umstellung vorgenommen: Neue Terminals mit PMS-Anbindung ersetzen die bisherige manuelle Abwicklung. Als zentraler Zahlungsdienstleister übernimmt ein neuer Anbieter sowohl Kartenzahlungen vor Ort als auch alle Online-Zahlungen – inklusive der Anbindung des geplanten CRM-Systems.

Ein besonderes Highlight: die Einführung der Brutto-Abrechnung und tägliche Auszahlung. Damit werden 100% der Umsätze sofort ausgezahlt, während die Payment-Kosten separat am Ende des Monats abgerechnet werden – ein Plus für Liquidität und Buchhaltungstransparenz.

Das Ergebnis: Spürbare Vorteile in allen Bereichen

Bereits zwei Monate nach der Umstellung zeigt sich die Geschäftsleitung hochzufrieden.

„Wir sind positiv überrascht, wie viel die neue Zahlungslösung bewirkt hat. Die Prozesse sind deutlich schlanker, die Mitarbeitenden entlastet und unsere internationalen Gäste freuen sich über die Möglichkeit, in ihrer Heimatwährung zu bezahlen. Deutliche Kosteneinsparungen und eine schnellere Auszahlung bringen auch in finanzieller Hinsicht erheblich Vorteile. Besonders danken möchte ich dem Team von How2Pay für die ausgezeichnete Beratung und Betreuung vor und während der Umstellung.“

Fabian Wagner, Geschäftsführer des GREFIS Hotels

Fazit

Mit Unterstützung von How2Pay konnte das GREFIS Hotel nicht nur seine Zahlungsabwicklung modernisieren, sondern auch die Servicequalität verbessern, Kosten senken und die Liquidität nachhaltig stärken.

Kurz zusammengefasst: Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

Deutlich geringere Payment-Kosten
Brutto-Abrechnung und tägliche Auszahlung steigern Liquidität und vereinfachen die Buchhaltung
PMS-Anbindung der Terminals eliminiert manuelle Prozesse, spart Zeit und reduziert Fehlerquellen
Zahlung in Landeswährung (DCC) steigert Kundenzufriedenheit und bringt zusätzliche Einnahmen
Einheitliche Lösung für Online- und Offline-Zahlungen
Weniger Vertragspartner

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Das bietet Hotel-Betrieben der Payment-Check von How2Pay

Erfassung und Darstellung der aktuellen technischen Infrastruktur Ihres Hotel-Betriebes
- PMS und angeschlossene Komponenten
- Aktuell eingesetzte Terminals und eCommerce-Zahlungslösung
- Erstellung eines übersichtlichen Schaubildes mit allen Komponenten und deren Vernetzung
Erfassung Ihrer Anforderungen und Wünsche
Erarbeitung eines Konzeptes für die Optimierung Ihrer Zahlungslösung und Suche der passenden Anbieter
Einholung von Angeboten der Anbieter und Erstellung eines Preis-/Leistungsvergleichs und eines Optimierungskonzepts
How2Pay übersendet Ihnen die Auswertungsergebnisse, erläutert sie in einem Video- oder Telefonmeeting im Detail und beantwortet Ihre Fragen.
How2Pay veranlasst, dass Sie von dem von Ihnen gewählten Anbieter einen Vertrag erhalten.
How2Pay begleitet Sie auch während der Umstellung und unterstützt Sie tatkräftig bei auftretenden Problemen und der Klärung/Beantwortung auftretender Fragen.